“Baskı bize aslında ne kadara mal oluyor?” sorusunun cevabı çoğu ofiste tahmine dayanır. Oysa bu, tahminle değil, hesapla çözülebilecek bir sorudur. Bu yazıda fiyat listesi vermiyoruz; bunun yerine sayfa başı maliyeti kendi rakamlarınızla nasıl çıkaracağınızı, hangi gider kalemlerini hesaba katmanız gerektiğini ve örnek baskı hacimleri üzerinden satın alma ile kiralamayı nasıl karşılaştırabileceğinizi adım adım gösteriyoruz. Buradaki yöntemi kendi faturalarınıza uyguladığınızda, kararı tahminle değil sayılarla verirsiniz.
Sayfa başı maliyetin formülü
Her şey tek bir orana iner: belirli bir dönemde harcadığınız toplam tutarı, aynı dönemde aldığınız baskı adedine bölmek. Bunu bir formül gibi düşünün:
- Aylık toplam baskı gideri ÷ aylık baskı adedi = sayfa başı maliyet
Payda kısmı kolaydır: hemen her fotokopi makinesinin menüsünde toplam sayaç (counter) bulunur; bu ay aldığınız çıktıyı geçen aydan farkı alarak öğrenebilirsiniz. Asıl iş, pay kısmını, yani aylık toplam gideri dürüstçe doldurmaktır. Çoğu yanlış hesap, bu paya yalnızca toner fiyatını koyup gerisini unutmaktan çıkar.
Pay kısmına hangi kalemler girer?
Toplam aylık gideri çıkarırken aşağıdaki kalemlerin hepsini aynı tabloya yazmalısınız. Bazıları her ay ödenmez; onları yıllık tutarı 12’ye bölerek aya dağıtın. Bütünü gördüğünüzde sayfa başı maliyet birden büyür ve gerçeğe yaklaşır:
- Cihaz amortismanı: Peşin aldıysanız, ödediğiniz bedeli cihazı kullanmayı planladığınız ay sayısına bölün. Örneğin beş yıl kullanacaksanız 60 aya yayın.
- Toner ve sarf: Bir toner kutusunun bedelini, o kutunun verdiği sayfa adedine (kutu üzerindeki verim/“yield” değeri) bölün. Drum, transfer ünitesi gibi parçaları da aynı mantıkla, ömür sayfa sayısına bölerek ekleyin.
- Bakım ve parça: Yıl içinde yapılan periyodik bakım ve değişen parçaların tutarını 12 aya dağıtın.
- Arıza ve duruş: Cihaz durduğunda işin aksamasının da bir bedeli vardır; rakama dökmek zor olsa da hesabın bir köşesinde tutun.
- Elektrik ve kâğıt: Görece küçük ama gerçek kalemlerdir; tam hesap istiyorsanız bunları da yazın.
Bu kalemlerin çoğu faturada ayrı satır olarak görünmediği için unutulur. Sayfa başı maliyeti yalnızca tonerle hesaplayan bir ofis, gerçekte ödediğinin önemli bir kısmını görmez. Baskı başına ödeme mantığını daha ayrıntılı ele aldığımız baskı başına ödeme nedir yazısı, bu sayıyı kafanızda netleştirmenize yardımcı olur.
Örnek senaryo: düşük hacimli bir ofis
Şimdi sayıları kendiniz koyarak yürüyebileceğiniz bir iskelet kuralım. Ayda 1.500 sayfa civarı, ağırlıklı siyah-beyaz baskı alan küçük bir muhasebe ya da hukuk bürosunu düşünün. Buraya kendi rakamlarınızı yerleştirin:
- Cihaz amortismanı (peşin bedel ÷ 60 ay)
- + Aylık toner payı (kutu fiyatı ÷ kutu verimi × 1.500)
- + Aylık bakım payı (yıllık bakım ÷ 12)
- = Aylık toplam ÷ 1.500 sayfa = sayfa başı maliyet
Bu profilde dikkat edilmesi gereken tuzak, ucuz görünen bir masaüstü cihazın yüksek toner maliyetiyle gelmesidir. Aylık 1.500 sayfada düşük cihaz bedeli cazip görünür; ama kutu başına az sayfa veren bir toner, sayfa başı maliyeti sessizce yukarı çeker. Bu nedenle düşük hacimde bile cihazı toner verimine bakarak seçmek gerekir.
Örnek senaryo: orta-yüksek hacimli bir işletme
Şimdi ayda 8.000–10.000 sayfa basan, renkli çıktının da işin içinde olduğu bir işletmeyi ele alalım; bir reklam ajansı, bir okul idaresi ya da yoğun bir satış ofisi gibi. Aynı formül geçerli, ama tablo bambaşka davranır:
- Yüksek hacimde cihaz amortismanı kalemi, çok sayıda sayfaya bölündüğü için sayfa başına ciddi şekilde küçülür.
- Renkli baskının toner payı, siyah-beyazdan belirgin biçimde yüksektir; bu yüzden renkli ve siyah-beyaz sayfaları ayrı sayaçlarla takip etmek doğru hesabın anahtarıdır.
- Bu hacimde küçük bir cihaz kullanmak; sık toner değişimi, hızlı aşınma ve sık arıza demektir. Yani “ucuz cihaz” seçimi, yüksek hacimde sayfa başı maliyeti düşürmez, aksine tırmandırır.
Bu senaryoda doğru kapasiteli bir A3/renkli cihaz, ilk bakışta pahalı görünse de yüzlerce ayın baskısına yayıldığında sayfa başına çok daha ekonomik olur. Hangi cihaz ailesinin hangi hacme uygun olduğunu ürünler sayfamızda görebilirsiniz.
Satın alma ile kiralamayı aynı tabloda karşılaştırmak
Hesabın asıl değeri, iki modeli aynı ölçüyle yan yana koyabilmesidir. Satın almada sayfa başı maliyeti kendiniz kurarsınız: amortisman + toner + bakım + sarf, hepsi sizin defterinizde toplanır ve dalgalanır. Kiralamada ise bu kalemlerin büyük kısmı tek bir sayıya iner; sözleşmede genellikle aylık bedel ve dahil baskı hacmi (ya da dahil hacmi aşınca uygulanan sayfa başı bedel) baştan yazılıdır.
Karşılaştırmayı dürüst yapmak için iki tarafa da aynı kalemleri koyun. Satın alma tarafında çoğu işletme toneri ve bakımı eksik sayar; kiralama tarafında ise bu kalemler zaten bedele dahil olduğu için hesap baştan eksiksizdir. Doğru kıyas şudur: kendi tam sayfa başı maliyetinizi çıkarın, sonra bunu sözleşmedeki sayfa başı/aylık bedelle karşılaştırın. Orta ve yüksek hacimli kullanımda, gizli kalemler dahil edildiğinde kiralamanın toplam tablosu çoğu zaman daha öngörülebilir ve sıklıkla daha düşük çıkar; çünkü toner, bakım ve arıza riski tedarikçiye geçer. Bu modelin gider yönetimi açısından sağladığı avantajları fotokopi kiralama avantajları yazısında daha geniş ele aldık.
Bütçeyi sabitleme tarafında kiralamanın en güçlü yanı, dalgalanan birçok kalemi tek aylık satıra indirmesidir. Farklı kapasiteler ve sözleşme koşulları için kiralama sayfamızı inceleyebilir, kendi sayfa başı maliyetinizi birlikte çıkarmak isterseniz bize ulaşabilirsiniz.
Hesabı bozan gizli kalemler
Sayfa başı maliyeti olduğundan düşük gösteren birkaç klasik hata vardır ve bunlar doğrudan sizin elinizdedir. Çift taraflı (dupleks) baskı kullanmamak, kâğıt giderini gereksiz iki katına çıkarır. Siyah-beyaz yapılabilecek belgeleri renkli basmak, toner payını birkaç kat artırır. Gereksiz çıktılar ve “yine basarız” diye dağılan baskı disiplini, ay sonunda sayacı şişirir ama işe yaramaz. Bu üç başlığı kontrol altına almak, hiç cihaz değiştirmeden sayfa başı maliyeti gözle görülür biçimde düşürür.
Bir de hesaba katması zor ama gerçek olan duruş maliyeti vardır: cihaz arızalandığında basılamayan teklif, gönderilemeyen fatura, bekleyen iş. Düzenli bakım bu duruşları en aza indirir; periyodik bakımı yapılan bir cihaz daha az arızalanır ve hesabınızdaki “arıza ve duruş” kalemi küçülür. Bakımın sözleşmeye dahil olduğu modellerde bu kontroller atlanmaz. Servis kapsamımızın ayrıntısını servis sayfamızda bulabilirsiniz.
Yerel servis hesabın görünmeyen çarpanıdır
En düşük sayfa başı maliyeti hesaplamış olsanız bile, cihaz arızalandığında günlerce beklemek o kazancı eritir. Bu yüzden maliyet hesabının arkasında, bölgenizde yerinde ve hızlı müdahale edebilen bir yetkili servisin bulunması, tabloya yazmasanız da gerçek bir değerdir. Aksan Büro Makinaları olarak Gaziantep merkezli; Kilis, Şanlıurfa, Kahramanmaraş, Osmaniye ve Adana bölgelerinde Konica Minolta yetkili bayi ve servisi olarak çalışıyoruz. Kurulum, periyodik bakım ve arıza müdahalesi bölgenizde, yetkili servis kadromuzla yürütülür; bu da hesabınızdaki duruş ve gecikme kalemini küçük tutar.
Özetle: önce kendi sayfa başı maliyetinizi tüm kalemleriyle çıkarın, sonra bunu satın alma ve kiralama için ayrı ayrı kurup yan yana koyun. Hacminizi tanıdığınızda hangi modelin sizin için daha ekonomik olduğunu tahminle değil, sayıyla görürsünüz. Kendi rakamlarınızla bu hesabı birlikte yapmak için bizimle iletişime geçebilir, diğer rehber yazıları için blog sayfamıza göz atabilirsiniz.